Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

Waar je cijfers staan

De app heeft geen eigen database met je cijfers. Alleen je browser onthoudt de laatst gelezen stand, zodat de app snel opent. Ze staan in een Google Sheet die Financieel Architect voor je bijhoudt in de Google Drive van de praktijk en die met je Google-account gedeeld is, zodat je hem altijd kunt openen. De app draait in je browser en leest die sheet rechtstreeks bij Google, met de toestemming die je zelf geeft. Er is geen aparte database met je cijfers.

Trek je je toestemming in, dan stopt de toegang van de app onmiddellijk. De sheet blijft met jou gedeeld zolang je klant bent. Je doet dat in je Google-account, bij de instellingen voor apps van derden. Stop je met Financieel Architect, dan kun je tot het einde van de samenwerking zelf een kopie van je sheet maken. Daarna stoppen wij met delen.

Welke Google-toestemmingen wij vragen

• Je naam en e-mailadres (openid, email): om te zien wie er inlogt en of dat een klant is. Wij tonen je naam in de app en gebruiken het adres verder alleen voor een call die je zelf inplant.
• Bestanden die je zelf aanwijst in Google Drive (drive.file): om je sheet te lezen, wat je in de app invult of koppelt erin terug te schrijven en facturen die je uploadt te bewaren in de vaste mapjes voor stukken in je klantmap. Deze toestemming geeft alleen toegang tot bestanden die je in de app kiest of die de app zelf aanmaakt, niet tot je hele Drive.

Wij vragen niet meer dan dit, en gebruiken de gegevens uit deze toestemmingen alleen om de app te laten werken zoals hierboven beschreven. Wij verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor advertenties en zetten ze niet in om modellen te trainen. Dat is ook wat het beleid van Google voor gebruikersgegevens (Limited Use) voorschrijft, en wij houden ons daaraan.

Wat er langs onze server gaat

De app heeft een kleine server nodig voor een paar taken. Wat daar langskomt:

• Koersen. De server haalt koersen en wisselkoersen op bij externe bronnen en geeft ze door aan de app. Er gaat geen gegeven van jou die kant op: de server vraagt alleen om een koers, of zoekt bij externe bronnen naar een effect met de naam, ticker of ISIN die je intypt. Een effect dat je toevoegt, met naam, ticker, beurs en valuta, bewaart de server in een gedeelde lijst voor alle klanten, zonder wie het toevoegde. Aan welke post van je het hoort, staat in je eigen sheet.
• Inloggen. De server wisselt je geldige Google-token voor een sessiecookie, zodat de app weet dat jij het bent. Kan het inlogvenster van Google niet openen, dan loopt de inlog via de server, en die bewaart dan een vernieuwingssleutel van Google versleuteld in een tweede cookie, zodat je ingelogd blijft zonder nieuw venster. Geen van beide cookies bevat financiële gegevens.
• Instellingen opslaan. Wat de app in je sheet onthoudt, zoals je instellingen, schrijft hij via de server, zodat er nooit twee schrijvers tegelijk zijn. De server houdt daarvoor alleen bij wie er op dat moment schrijft. De inhoud bewaart hij niet.
• Stukken uitlezen. Upload je een factuur, dan gaat het beeld van dat document naar Anthropic, dat er met een taalmodel de datum, het bedrag, de leverancier en een kenteken uit leest en die aan ons terugmeldt. Lever je bij Stukken aanleveren een pdf of foto aan, zoals een afschrift, loonstrook of bon, dan gaat het beeld ervan ook naar Anthropic, dat herkent wat voor stuk het is. Alleen uit twee soorten leest het ook gegevens die de app overneemt, altijd met het jaar erbij. Uit een WOZ-beschikking de WOZ-waarde, de waardepeildatum en het adres van de woning. Uit een voorlopige aanslag de soort, het bedrag en de termijnen. Je burgerservicenummer neemt de app niet over en bewaart hij niet. Het staat wel op het beeld dat Anthropic leest. Wij bewaren het document daar niet. Anthropic gebruikt het volgens zijn eigen voorwaarden niet om modellen te trainen. De factuur zelf komt in het mapje voor dat soort stukken in je klantmap. Upload je geen factuur en lever je geen stuk aan, dan gaat er via de app nooit een document die kant op. De gegevens die eruit komen, zoals datum, bedrag en leverancier, bewaart de app als eigenschappen bij dat bestand in je klantmap, met het soort stuk erbij. Welke regel bij welk stuk hoort, onthoudt de app in je sheet. Staat er een kenteken op dat van een auto van uzelf is, dan houdt de app het bij het concept van de factuurkaart op je eigen apparaat. Stuurt je de factuur naar je Zaak, dan komt dat kenteken ook bij die regel in je sheet te staan, bij Markering. Een kenteken van een andere auto bewaart de app niet.
• Een call inplannen. Kies je in de app een tijd voor een call, dan zet de server die als afspraak in de agenda van Financieel Architect, met je naam, je e-mailadres en de duur, zodat niemand anders die tijd kan kiezen. Je krijgt meteen een uitnodiging met de link voor het gesprek.
• Een kennismaking plannen. Plan je zonder in te loggen een kennismaking op financieelarchitect.app/kennismaking, dan zet de server die als afspraak in de agenda van Financieel Architect, met je naam, je e-mailadres en de duur, en krijg je meteen een uitnodiging met de link voor het gesprek.
• Stukken aanleveren. Sleep je een stuk in de app, zoals een afschrift, loonstrook of bon, dan bewaart de server het kort in de opslag van de app bij Netlify, in Frankfurt, alleen onder je eigen dossier. Wat Anthropic ermee doet, staat hierboven bij Stukken uitlezen. Financieel Architect haalt het daar op voor je administratie en wist het dan meteen. Ligt het er na 30 dagen nog, dan wist de server het zelf. Je ziet alleen je eigen stukken. Alleen pdf's en foto's tot 5 MB. Mail je een stuk in plaats van het te slepen, dan komt het binnen in onze mailbox bij Google en zetten wij het in je map in onze Drive. De mail zelf blijft ook staan, in onze mailbox en in ons mailprogramma.
• Een vraag stellen. Stel je in de app een vraag, dan bewaart de server die, hooguit 2.000 tekens, kort in de opslag van de app bij Netlify in Frankfurt, bij je dossier. Alleen jij en wij zien hem. Wij halen hem op naar je dossier en wissen hem dan daar. Wat niet is opgehaald, wist de server na 30 dagen. Wat wij hebben opgehaald, bewaren wij bij je dossier zoals je andere stukken.
• Tellers tegen misbruik. Om de app en onze agenda tegen misbruik te beschermen, telt de server hoe vaak er per minuut, per uur of per dag iets gevraagd wordt, zoals een inlog, een kennismaking of het uitlezen van een stuk. Dat laatste per Google-account per dag. Die tellers staan bij Netlify in Frankfurt, onder een met een geheime sleutel onherkenbaar gemaakte vorm van je IP-adres of e-mailadres, en verdwijnen na hooguit een dag.

Wat Financieel Architect met je stukken doet

Om je sheet bij te houden verwerkt Financieel Architect de afschriften, exports en andere stukken die je aanlevert. Zonder die stukken kunnen wij je sheet niet bijhouden. Die stukken bewaren wij in je eigen map in onze Google Drive, zolang je klant bent. Tijdens het verwerken staat er een kopie op de computer van de praktijk, en die halen wij weg zodra je cijfers in de sheet staan. Een bankafschrift of CSV-bestand bewaren wij niet als origineel, want de cijfers eruit staan in je sheet. Een maand na het einde gaan je stukken naar de prullenbak en 30 dagen later zijn ze definitief weg. Bij het verwerken lezen wij ze met de hulp van AI, alleen met Claude van Anthropic, en alleen om de cijfers over te nemen en te controleren. Bij Anthropic staat uit dat onze gesprekken worden gebruikt om modellen te trainen. Omdat de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dat van ons als administratie- en belastingdienstverlener vraagt, stellen wij bij de start van elke dienst, ook een los Toekomstplan, je identiteit vast en controleren wij die. Wij leggen daarvoor je naam, geboortedatum en adres vast en het soort, nummer, de datum en de plaats van uitgifte van je identiteitsbewijs. Bij een BV ook de gegevens van de BV en wie de uiteindelijk belanghebbende is. Je levert een kopie van je identiteitsbewijs aan via de app. Scherm daarop zelf je burgerservicenummer af, ook in de cijferreeks onderaan, want dat hebben wij niet nodig. Dat kan bijvoorbeeld met de app KopieID van de Rijksoverheid. Na de controle zetten wij er een watermerk op en schermen wij af wat niet meer nodig is, en wij bewaren de kopie vijf jaar na het einde, zoals de Wwft vraagt.

Het Toekomstplan

Kies je voor een Toekomstplan, ook als je nog geen klant bent, dan vragen wij vooraf je inkomen, vermogen, schulden en je pensioenoverzicht van mijnpensioenoverzicht.nl. Wij voeren die gegevens in de Planner in, een programma dat alleen op de computer van de praktijk draait en niets naar internet stuurt. Van het pensioenoverzicht nemen wij alleen de bedragen over, het bestand zelf bewaart de Planner niet. Er komt geen AI aan te pas. Je dossier en een kopie van het Vermogensplan staan alleen op die computer. Wij wissen ze vijf jaar na het einde, of na het consult als je alleen een Toekomstplan afnam, eerder als je daarom vraagt.

Wie je gegevens verder ziet

• Google: je sheet en je stukken staan in de Google Drive van Financieel Architect, ook de facturen die je uploadt, en een call of kennismaking die je inplant in de agenda van Financieel Architect. Ook onze e-mail (@financieelarchitect.app) loopt via Google: facturen en mail met stukken die je stuurt. Voor de Drive, de e-mail en de agenda geldt onze verwerkersovereenkomst met Google Workspace.
• Netlify: hier draait de app. Netlify ziet het technische verkeer van je browser, zoals je IP-adres, zoals elke website dat ziet, en bewaart kort de stukken die je aanlevert en de tellers tegen misbruik, in Frankfurt.
• Anthropic: het beeld van een factuur die je in de app uploadt en van elk stuk dat je in de app aanlevert, en de stukken die wij voor je administratie verwerken.
• FIU-Nederland: alleen als de wet ons verplicht een ongebruikelijke transactie te melden.
• Mollie: betaal je een factuur van Financieel Architect via de betaallink, dan verwerkt Mollie die betaling.
• Microsoft: mail aan onze oude adressen (hotmail.nl en hotmail.com) komt daar binnen en gaat door naar onze mailbox bij Google. Van mail aan hotmail.nl blijft een kopie in Verwijderde items staan, waar ook de oudere klantmail nog staat, tot wij die map legen.
• Meta: WhatsApp, als je ons daar een bericht stuurt of een afspraak maakt. Stuur daar geen stukken: die lever je aan in de app.
• Enable Banking: koppel je je bankrekening, dan haalt Enable Banking (Finland) met je toestemming je transacties op voor je administratie.
• RDW: vul je bij een auto het kenteken in, dan vraagt je browser bij de open data van de RDW merk, model, brandstof, datum van toelating, APK-datum, catalogusprijs en bpm op, en zet de app die bij die auto in je sheet. De RDW krijgt alleen het kenteken en, zoals elke website, het IP-adres van je browser.
• Apple: een back-up van onze praktijkadministratie, waaronder welke naam bij welk dossier hoort, staat in iCloud.
• Wie ons Instagram-account bekijkt: de reacties van klanten die daarvoor toestemming gaven, met naam, functie en foto.

Verder geven wij niets door. Wij verkopen geen gegevens en er zitten geen trackers of advertentienetwerken in de app.

Cijfers over de praktijk

Opgetelde cijfers over al onze klanten samen, zoals het aantal klanten of het totale vermogen dat zij met ons in beeld hebben, gebruiken wij om te laten zien wat Financieel Architect doet. Zulke cijfers komen uit onze eigen administratie en zijn nooit tot één persoon te herleiden.

Reacties van klanten

Op ons Instagram-account (@timodesmit) staan reacties van klanten, met hun naam, functie en foto. Wij plaatsen alleen reacties van wie echt klant was, en alleen met hun eigen toestemming. Trek je die in, dan halen wij je reactie zo snel mogelijk en uiterlijk binnen vier weken weg.

Bezoekers tellen op de website

Op financieelarchitect.app tellen wij bezoeken zonder cookies, met Umami. Per bezoek gaan het adres en de titel van de pagina, de site waar je vandaan kwam, je schermmaat en taal naar Umami Software, Inc. in de Verenigde Staten, en bij een stap ook de naam van die stap. Umami maakt daarvan een code met je IP-adres en browser die elke maand wisselt, en koppelt niets aan je naam. Wij doen dit om de website te verbeteren, op grond van ons gerechtvaardigd belang. De doorgifte naar de VS gebeurt met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (umami.is/dpa). De code verloopt na een maand, de cijfers bewaart Umami zes maanden.

Gegevens buiten de Europese Unie

Netlify en Anthropic zijn Amerikaanse bedrijven, dus je gegevens gaan bij hen de Europese Unie uit. Dat mag alleen met een wettelijke waarborg, en die is er bij allebei. Netlify is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, de regeling waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat Amerikaanse deelnemers een gelijkwaardig beschermingsniveau bieden, en gebruikt daarnaast de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Anthropic is daar niet bij aangesloten. Voor het uitlezen van facturen en aangeleverde stukken geldt onze verwerkersovereenkomst met Anthropic, met diezelfde standaardcontractbepalingen. De stukken die wij voor je administratie verwerken, lezen wij met een abonnement op Claude, onder de voorwaarden die Anthropic daarvoor stelt. Daarbij staat uit dat onze gesprekken worden gebruikt om modellen te trainen. Google heeft servers in de Europese Unie en daarbuiten. Ook daarvoor gelden die standaardcontractbepalingen. Microsoft en Meta zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, een besluit van de Europese Commissie. Apple gebruikt de standaardcontractbepalingen. Een kopie van die standaardcontractbepalingen vraag je op via apple.com/legal/privacy/contact. Enable Banking zit in de Europese Unie. Umami, dat de bezoeken aan onze website telt, is een Amerikaans bedrijf en is niet aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework. Voor de doorgifte naar Umami gelden daarom de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, opgenomen in de verwerkersovereenkomst die openbaar staat op umami.is/dpa. Hoe lang Netlify het technische verkeer met je IP-adres bewaart, bepaalt Netlify zelf. Een vaste termijn noemen zij niet.

Wat de app in je browser bewaart

De app onthoudt in je browser je voorkeuren: welke pagina je openhad, hoe je een tabel sorteert, welke kaarten je uit- of ingeklapt hebt, welk dossier je koos en, als je dat zelf aanzet, dat inloggen dat dossier meteen opent. Uitloggen zet dat weer uit. Ook bewaart de app de laatst gelezen stand van je sheet, zodat hij snel opent, en wat je in de Kassa aanslaat: een week, en langer zolang iets van die dag nog niet in je sheet geboekt is. Dat blijft op je eigen apparaat staan en gaat nergens heen. Hetzelfde geldt voor een factuur die je liet uitlezen maar nog niet opsloeg: die blijft als concept op je apparaat staan, met het bestand zelf en met wat eruit gelezen is, waaronder een kenteken. Raakt je dat concept 30 dagen niet aan, dan wist de app het zelf, met het bestand erbij. Het verdwijnt ook als je de kaart weghaalt of zodra de factuur in je klantmap staat. Uitloggen wist het niet. Je wist het door de gegevens van de website in je browser te verwijderen.

De app gebruikt alleen cookies die nodig zijn om in te loggen: een sessiecookie van hooguit een uur, en tijdens het inloggen en het kiezen van je dossier tien minuten een cookie dat die stap beveiligt. Liep de inlog via de server, dan komen er twee bij: twee minuten een cookie met een willekeurig kenmerk dat de inlog aan je browser bindt, en dat de app meteen wist, en het cookie met de versleutelde vernieuwingssleutel, dat 180 dagen geldt. Er zit geen volgcookie in de app.

Waarom wij dit mogen

De wet vraagt per doel een grondslag. Wij hebben er vier. Het bijhouden van je sheet, het verwerken van je stukken en het dashboard zelf (je cijfers lezen, berekenen en tonen) zijn de uitvoering van de overeenkomst die je met ons hebt. Dat de app namens jou bij je sheet en de mapjes in je klantmap mag, hoort daarbij: zonder die toegang kan de app je cijfers niet tonen en niet bewaren wat je invult of uploadt. De toestemming die je bij Google geeft is de technische weg daarheen. Je kunt die daar ook weer intrekken. Dan heeft de app geen toegang meer en kun je het dashboard niet meer gebruiken, maar wat al in je klantmap staat, blijft daar zoals onder Hoe lang wij bewaren staat. Een kennismaking plannen is een stap die je zelf vraagt vóór een mogelijke overeenkomst. De administratie die bij die overeenkomst hoort, zoals facturen, en de gegevens van het onderzoek naar je identiteit bewaren wij op grond van een wettelijke plicht. De tellers tegen misbruik berusten op ons gerechtvaardigd belang om de app en onze agenda tegen misbruik te beschermen. Een reactie met je naam, functie en foto op ons Instagram-account berust op je toestemming.

Hoe lang wij bewaren

Je sheet en de stukken die je aanlevert bewaren wij zolang je klant bent. Na het einde stopt het delen, dus maak daarvóór zelf een kopie. Een maand na het einde gaan je sheet en de stukken in je klantmap naar de prullenbak, en 30 dagen later zijn ze definitief weg. Kopieën die in onze e-mail of WhatsApp staan, de afspraken van je calls in onze agenda en het dossier en het Vermogensplan van een Toekomstplan wissen wij vijf jaar na het einde, samen met de gegevens van het onderzoek naar je identiteit, omdat een vordering over ons werk dan verjaart. Eerder als je daarom vraagt. Een kennismaking die je plant, wissen wij 24 uur na het gesprek uit onze agenda. De tellers tegen misbruik verdwijnen na hooguit een dag. De administratie die bij een klantrelatie hoort, zoals facturen, bewaren wij zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat eist. De gegevens van het cliëntenonderzoek voor de Wwft bewaren wij vijf jaar na het einde, omdat de wet dat eist. Een stuk dat je in de app sleept, ligt hooguit 30 dagen in de opslag van de app. Het beeld van een stuk dat de app liet uitlezen, wist Anthropic binnen 30 dagen, tenzij de wet of zijn regels tegen misbruik vragen het langer te bewaren. De sessiecookie is hooguit een uur geldig en het cookie met de vernieuwingssleutel 180 dagen. Uitloggen wist ze meteen. Hoe lang Netlify de serverlogs met IP-adressen bewaart, bepaalt Netlify zelf. Die termijn staat in hun eigen voorwaarden. Een reactie op ons Instagram-account blijft staan tot je je toestemming intrekt.

Je rechten

Je mag ons vragen welke gegevens wij van je hebben, ze laten verbeteren of laten verwijderen, en je mag je toestemming altijd intrekken. Je mag ook bezwaar maken tegen een verwerking, ons vragen een verwerking te beperken, en je mag je gegevens in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen om ze naar een andere partij over te dragen: je cijfers staan in de sheet die met jou gedeeld is, dus die heb je al in handen. Neem daarvoor contact op via het adres hierboven. Je hoort binnen vier weken van ons. Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je mag bezwaar maken tegen de tellers tegen misbruik, omdat die op ons gerechtvaardigd belang berusten.

Er worden geen besluiten over jou genomen door een computer alleen. De app rekent en toont. Wat je met die uitkomst doet, beslis je. Een call is een toelichting door een mens op je cijfers, geen advies over financiële producten zoals een hypotheek, verzekering of belegging.

Beveiliging

Het verkeer tussen je browser, onze server en Google loopt versleuteld. De app draait bij jou in de browser. De server bewaart geen cijfers, alleen een stuk of vraag die je aanlevert tot wij die ophalen. Wij bewaren geen wachtwoorden: je logt in bij Google zelf en wij zien je wachtwoord nooit.

Wijzigingen

Verandert er iets aan de app of aan onze werkwijze waardoor deze verklaring niet meer klopt, dan passen wij hem aan en veranderen wij de datum bovenaan.